1. Загальні положення
1.1. Це Положення розроблене і діє відповідно до статті 23 Закону України «Про освіту», п. 4 ст. 38 Закону України «Про повну загальну середню освіту», Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», наказу Міністерства освіти і науки (далі – МОН) України від 25.06.2018 № 676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти», наказу МОН України від 08.08.2022 року № 707 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі», Постанови КМУ від 02.12.2021 № 1255 «Про затвердження Положення про програмно-апаратний комплекс «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту», наказів МОН України від 09.01.2020 № 21 «Про внесення змін до наказу Міністерства освіти і науки України від 07.12.2018 № 1362» та від 01.06.2020 № 725 «Про внесення змін до наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10.05.2011 № 423», листа Міністерства освіти і науки України від 03.10.2018 № 1/9-596 «Щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти», з метою запровадження електронного класного журналу (далі ЕКЖ) як альтернативного державного нормативно-фінансового документу, що забезпечує ефективну організацію освітнього процесу, вдосконалення управлінської діяльності, цифровізацію контролю за освітнім процесом, зберігання даних про навчальні досягнення та облік відвідування закладу здобувачами освіти, створення умов для мережевої взаємодії всіх учасників освітнього процесу.
1.2. Електронний класний журнал (далі ЕКЖ), електронний журнал груп подовженого дня (далі ЕЖГПД), електронний журнал гуртків (далі ЕЖГ), являють собою електронну версію відповідних паперових журналів, яка містять комплекс програмних засобів, що включають базу даних і засоби доступу до неї.
1.3. ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ є складовою системи автоматизації управління спеціальної школою в сфері організації академічної діяльності та являє собою сучасну і удосконалену форму обліку навчальної діяльності та обліку відвідування учнів. Система забезпечує збір відповідної інформації, аналітичну обробку, результати якої можуть використовуватися як основа для прийняття управлінських рішень, спрямованих на покращення якості освіти. Також система передбачає генерацію паперових форм для забезпечення звітності.
1.4. Це Положення встановлює завдання, мету та єдині вимоги до організації роботи і ведення ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
1.5. ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ є державними нормативно - фінансовими документами.
1.6. Ведення ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ є обов’язковим для кожного вчителя, класного керівника, вихователя ГПД, керівника гуртка.
1.7. Підтримка інформації, яка зберігається в базі даних ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ в актуальному стані є обов’язковою.
1.8. Користувачами ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ є: адміністрація ліцею, вчителі-предметники, класні керівники, вихователі ГПД, керівники гуртків, здобувачі освіти та батьки або особи, які їх замінюють.
1.9. Положення спеціальної школи є локальним актом, педагогічна рада має право вносити свої зміни і доповнення. Положення затверджується директором закладу.
1.10. Відповідальність за відповідність результатів обліку чинним нормативним документам і, зокрема, цьому Положенню і локальним актам, несе безпосередньо директор спеціального закладу.
1.11. Термін дії даного Положення необмежений. Положення діє до прийняття нового.
2. Завдання, які вирішує ЕКЖ ЕЖГПД, ЕЖГ
ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ використовується для вирішення наступних завдань:
2.1 Автоматизація обліку і контролю освітнього процесу, зберігання даних про навчальні досягнення і стан відвідування здобувачів освіти.
2.2. Фіксування і регламентація етапів та рівня фактичного засвоєння навчальних програм.
2.4. Забезпечення відкритості та прозорості освітнього процесу. Надання оперативного доступу визначеним користувачам до результатів навчальних досягнень здобувачів освіти за весь період ведення журналу, з усіх предметів, в будь-який час.
2.5. Підвищення об’єктивності виставлення поточного, тематичного і підсумкового оцінювання.
2.6. Автоматизація створення проміжних і підсумкових звітів вчителів-предметників, класних керівників та адміністрації.
2.7. Прогнозування успішності окремих здобувачів освіти і класу в цілому.
2.8. Інформування батьків і учнів через систему Інтернет про успішність, відвідуваність дітей, їх домашні завдання і засвоєння програм з предметів навчального плану.
2.9. Формування зворотного зв’язку між педагогами, адміністрацією, батьками і здобувачами освіти.
2.10. Організація навчання з використанням мережних освітніх ресурсів.
2.11. Створення умов для мережевої взаємодії всіх учасників освітнього процесу: педагогів, учнів та їх батьків.
2.12. Оптимізація контролю за відвідуванням, результативністю навчальних досягнень учнів, дотриманням вимог щодо ведення ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
3. Правила та порядок роботи з ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ
3.1. Користувачі отримують реквізити доступу (активаційний код) до ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ в наступному порядку:
- Вчителі, класні керівники, вихователі, керівники гуртків, адміністрація отримують реквізити доступу у адміністратора електронного журналу;
- Батьки та учні отримують реквізити доступу у класного керівника.
3.2. Всі користувачі ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ несуть відповідальність за збереження та нерозголошення своїх персональних реквізитів доступу.
3.3. Класні керівники своєчасно стежать за актуальністю даних про учнів.
3.4. Вчителі акуратно і своєчасно заповнюють дані про навчальні програми та їх проходження, про успішність і відвідуваність учнів, домашні завдання, вихователі ГПД фіксують заходи проведені позаурочний час ( виховні заходи, самопідготовка, фізкультурно-оздоровча година).
3.5. Заступник директора з навчально-виховної роботи здійснює періодичний контроль (не рідше 2 рази на семестр) за веденням ЕКЖ.
3.6. Заступник директора з виховної роботи здійснює періодичний контроль (не рідше 2 рази на семестр) за веденням ЕЖГПД, ЕЖГ.
3.7. Батькам учнів доступна для перегляду інформація про успішність, відвідування та розклад тільки своєї дитини, а також інформація про події закладу як всередині класу, так і загального характеру.
4. Функціональні обов’язки осіб, які ведуть роботу з ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ
4.1. Адміністратор ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
4.1.1. Розробляє, спільно з адміністрацією, нормативну базу щодо ведення ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ;
4.1.2. Встановлює програмне забезпечення, необхідне для роботи електронного журналу, і забезпечує належне функціонування створеного програмно-апаратного середовища;
4.1.3. Забезпечує право доступу різним категоріям користувачів на рівні закладу;
4.1.4. Забезпечує функціонування системи в закладі;
4.1.5. Розміщує посилання на ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ на сайті закладу/офіційні сторінці Фейсбук для ознайомлення з нормативно - правовими документами з ведення ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ інструкцію по роботі з ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ для учнів, батьків, педагогів.
4.1.6. Несе відповідальність за технічне функціонування електронних журналів та суміжних систем, за резервне копіювання даних та їх відновлення в достовірному стані в разі потреби;
4.1.7. Організовує впровадження ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ вводить в систему перелік класів, ГПД, відомості про класних керівників, вихователів ГПД, керівників гуртків, список вчителів для кожного класу, режим роботи школи в поточному навчальному році, режим роботи ГПД, розклад дзвінків;
4.1.8. Вводить нових користувачів в систему, забезпечує внесення змін.
4.1.9. Консультує користувачів ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ по основних прийомах роботи з програмним комплексом.
4.1.10. Надає реквізити доступу до ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ адміністрації, вчителям, класним керівникам (для учнів та їх батьків), вихователям ГПД, керівникам гуртків.
4.1.11. Здійснює зв’язок зі службою технічної підтримки розробника ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
4.2. Директор
4.2.1. Затверджує нормативну та іншу документацію по веденню ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
4.2.2. Призначає працівників спеціальної школи на виконання обов’язків відповідно до цього Положення.
4.2.3. Створює всі необхідні умови для впровадження і забезпечення роботи ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ в освітньому процесі та процесі управління.
4.2.4. Здійснює контроль за веденням ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
4.3. Класний керівник
4.3.1. Щодня контролює відвідуваність здобувачів освіти через відомості про пропущені уроки в системі.
4.3.2. На початку кожного навчального року здійснює розподіл класу на підгрупи.
4.3.3. Систематично інформує батьків про досягнення дитини.
4.3.4. Повідомляє адміністратору ЕКЖ про необхідність внесення/видалення даних про учня в систему (після зарахування/відрахування учня).
4.3.5. Перевіряє правильність анкетних даних про учнів та їх батьків. Систематично, не рідше одного разу на місяць, перевіряє зміну фактичних даних і при наявності таких змін вносить відповідні поправки.
4.3.6. Щотижня в розділі «Облік відвідування» ЕКЖ перевіряє правильність відомостей про кількість пропущених уроків учнями, і при необхідності корегує їх з учителями-предметниками.
4.3.7. Надає реквізити доступу батькам і учням закладу до ЕКЖ і здійснює їх контроль доступу.
4.3.8. При своєчасному, повному і якісному заповненні ЕКЖ класний керівник формує звіти в електронному вигляді:
Облік відвідування навчальних занять;
Зведений облік навчальних досягнень учнів;
Виписка оцінок;
Звіт для класного керівника;
Табель навчальних досягнень учня/свідоцтво досягнень.
4.3.9. Веде моніторинг використання системи учнями та їх батьками.
4.3.10. Отримує своєчасну консультацію у адміністратора ЕКЖ з питань роботи.
4.3.11. Категорично забороняється допускати учнів до роботи з ЕКЖ під логіном і паролем класного керівника.
4.4. Вчитель-предметник
4.4.1. Заповнює ЕКЖ в день проведення уроку, відстрочено - до 19.00 цього дня. У разі хвороби вчителя вчитель, який замінює колегу, заповнює ЕКЖ в установленому порядку (підпис та інші відомості робляться в журналі заміщення уроків).
4.4.2. Створює календарно-тематичне планування і розміщує його в ЕКЖ відповідно до розкладу. Кількість годин, яка зазначена у календарно-тематичному плануванні має відповідати навчальному плану. Несе відповідальність за своєчасність і реалізацію календарно-тематичного планування в повному обсязі.
4.4.3. Систематично перевіряє і оцінює знання учнів, відмічає відвідуваність. Відповідає за накопичуваність оцінок учнями, яка залежить від тижневого навантаження вчителя і повинна відповідати «Інструкції з ведення класного журналу».
4.4.4. Повідомляє класним керівникам та батькам про учнів, які мають початковий рівень навчальних досягнень і учнів, які пропускають заняття.
4.4.5. Заповнює дані про домашні завдання згідно розкладу у день проведення уроку.
4.4.6. Своєчасно виставляє оцінки в графі того дня (числа), коли проведено урок або діагностична робота. Виставляє оцінки в ЕКЖ тільки за призначеними завданнями і з обов’язковими зазначеннями типу завдання. Забороняється виправлення позначок і виставлення оцінок «минулим числом». Відмітки за письмові роботи виставляються в терміни, передбачені нормами перевірки письмових робіт.
4.4.7. Підсумкові оцінки учнів за семестр та рік повинні бути обґрунтовані та виставляються згідно «Інструкції з ведення класного журналу».
4.4.8. Всі записи з усіх навчальних предметів (зокрема уроки іноземної мови) веде державною мовою з обов’язковим зазначенням не тільки тем уроків, а й тем практичних, лабораторних, контрольних робіт.
4.4.9. При своєчасному, повному і якісному заповненні ЕКЖ формує звіт про результати навчальних досягнень учнів з предмету в електронному вигляді.
4.4.10. Своєчасно усуває зауваження в ЕКЖ, відмічені адміністрацією закладу.
4.4.11. Обговорює і вносить пропозиції щодо поліпшення роботи з ЕКЖ.
4.4.12. Категорично забороняється допускати учнів до роботи з ЕКЖ під логіном і паролем вчителя.
4.5. Вихователь ГПД
4.5.1. Щодня контролює відвідуваність ГПД здобувачами освіти.
4.5.2. Повідомляє адміністратору про необхідність внесення/видалення даних про учня в систему (після зарахування/відрахування учня).
4.5.3. Надає реквізити доступу батькам і учням закладу до ЕЖГПД і здійснює їх контроль доступу.
4.5.4. Веде моніторинг використання системи учнями та їх батьками.
4.5.5. Отримує своєчасну консультацію у адміністратора ЕЖГПД з питань роботи.
4.5.6. Категорично забороняється допускати учнів до роботи з ЕЖГПД під логіном і паролем вихователя ГПД.
4.5.7. Створює планування виховної роботи і розміщує його в ЕЖГПД відповідно до режиму роботи ГПД.
4.6. Керівник гуртка
4.6.1. Заповнює ЕЖГ в день проведення заняття.
4.6.2. Створює календарно-тематичне планування і розміщує його в ЕКГ відповідно до розкладу. Несе відповідальність за своєчасність і реалізацію календарно-тематичного планування в повному обсязі.
4.6.3. Своєчасно усуває зауваження в ЕКГ, відмічені адміністрацією закладу.
4.6.4. Обговорює і вносить пропозиції щодо поліпшення роботи з ЕКГ.
4.6.5. Категорично забороняється допускати учнів до роботи з ЕКГ під логіном і паролем керівника гуртка.
4.7. Діловод закладу
4.7.1. Надає списки класів (контингенту закладу) і список педагогів адміністратору ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ в термін до 5 вересня кожного року.
4.7.2. Передає адміністратору ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ інформацію для внесення поточних змін за складом контингенту учнів, вчителів і т.д. у день появи змін.
4.8. Заступник директора з НВР
4.8.1. Спільно з іншими заступниками розробляє нормативну базу освітнього процесу для ведення ЕЖГПД для розміщення на сайті.
4.8.2. Формує розклад занять по класах, вчителях і кабінетах на початку навчального року. При необхідності проводить коригування розкладу. Забезпечує даними адміністратора ЕЖГПД.
4.8.3. Отримує від адміністратора ЕЖГПД своєчасну індивідуальну консультацію з питань роботи з ЕЖГПД.
4.8.4. Аналізує дані про результативність освітнього процесу, коригує його, при необхідності формує необхідні звіти в паперовому вигляді після закінчення навчальних періодів.
4.8.5. Контролює своєчасне виставлення оцінок педагогами-предметниками учням класу.
5. Контроль та зберігання ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ
5.1. Директор спеціальної школи, заступники з навчально-виховної роботи та виховної роботи контролюють безперебійне функціонування ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
5.2. В кінці кожного семестру здійснюється контроль об’єктивності виставлених поточних і підсумкових оцінок, наявності контрольних і поточних перевірочних робіт.
5.3. Результати перевірки ЕКЖ заступником директора з НВР доводяться до відома вчителів та класних керівників, результати перевірки ЕЖГПД, ЕЖГ заступника директора з ВР доводяться до відома вихователі ГПД, та керівників гуртків.
5.4. У разі необхідності використання даних ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ з електронної форми в якості друкованого документа інформація виводиться на друк і завіряється і зберігається в установленому порядку та термінах.
6. Права та відповідальність користувачів
6.1. Всі користувачі мають право на своєчасні консультації з питань роботи з ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ
6.2. Користувачі мають право доступу до ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ щодня і цілодобово.
6.3. Вчителі-предметники та класні керівники мають право заповнювати ЕКЖ на уроці або у визначених для цього точках доступу.
6.4. Вихователі ГПД, керівники гуртків мають право заповнювати під час ГПД та занять.
6.5. Вчителі несуть відповідальність за щоденне і достовірне заповнення оцінок і відміток про відвідуваність учнів.
6.6. Класні керівники несуть відповідальність за актуальність списків класів та інформацію про учнів та їх батьків.
6.7. Адміністратор ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ несе відповідальність за технічне функціонування ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
6.8. Всі користувачі несуть відповідальність за збереження своїх реквізитів доступу.
7. Надання послуг інформування учнів та їх батьків, або осіб які їх замінюють, про результати навчання через ЕКЖ, ЕЖГПД, ЕЖГ.
7.1. При веденні обліку успішності з використанням ЕКЖ учням та їх батькам або особам які їх замінюють, забезпечується можливість автоматичного оперативного отримання інформації без звернення до закладу.
7.2. Рекомендується інформувати учнів та їх батьків, або осіб які їх замінюють, про прогнози їх підсумкової успішності за звітний період (семестр, рік).
7.3. Інформація про підсумкове оцінювання повинна бути доступна здобувачам освіти та їх батькам, або особам які їх замінюють, не пізніше 1 доби після отримання результатів.